Lưu ý khi xây dựng quy chế công tác phí cho nhân viên đi công tác và theo quy chế thì khoán chi phí công tác

Với nội dung: Em cho chị hỏi, công ty chị có xây dựng quy chế công tác phí cho nhân viên đi công tác và theo quy chế thì khoán chi phí công tác theo mức độ xa gần của nơi đi công tác và thời gian đi công tác (theo ngày). Khi nhân viên có quyết định điều động đi công tác về sẽ được công ty trả bằng tiền mặt. Những khoản này công ty khoán theo quy chế nên không cần hoá đơn. Vậy theo quy định thì khoản công tác phí này công ty có đuọc đưa vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế tndn hay không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
...
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
2.1. Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này.
...
2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ luật Lao động.
Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
...
Theo quy định trên thì trường hợp công ty khoán chi phí công tác như tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp, ... cho NLĐ thì sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu việc khoán chi phí công tác này được thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của công ty và phải có hóa đơn chứng từ.
Tuy nhiên, pháp luật có quy định về việc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên.
=>> Do đó, đối với thông tin Chị cung cấp thì khoản chi mà công ty chi cho NLĐ được cử đi công tác theo quy chế nội bộ của công ty và có chứng từ chi tiền sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Trường hợp khoản chi công tác cho NLĐ từ 20 triệu đồng trở lên thì công ty không được chi tiền mặt mà phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được trừ khi tính thuế TNDN.
Ngoài ra, đối với trường hợp công ty cử NLĐ đi công tác mà có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà được thanh toán từ tài khoản của NLĐ thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất như: Hóa đơn GTGT, Vé máy bay, thẻ lên máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi, ...
- Công ty có quyết định hoặc văn bản cử NLĐ đi công tác (Nên nêu rõ tên nhân viên trong DN được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện).
- Nội dung của quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép NLĐ được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho NLĐ.